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開始撰寫SOP之前，一定要先是仔細盤點職務和職責， 確認誰做什麼、誰的責任、搞砸了誰要負責，而不是邊寫邊想。

問企業人士：「SOP重不重要？」得到的答案一定是肯定的。 若接著問：「你們公司的SOP做得怎樣？」得到的回答常常是：「 有做，沒在用。」

知道重要，為什麼做不好呢？曾協助華歌爾、 台糖等知名企業規畫編寫SOP的興業家企管顧問公司總經理蔡篤村 表示，許多企業往往誤以為，把工作拆分成一個個步驟寫下來， 就是SOP，卻忽略了組織架構、執行實況等更重要的因素。

侷限的結果，就是產生「不能用」的SOP， 花費了許多時間和金錢，編寫出一本厚厚的手冊， 最後落得擺在架上當裝飾的下場。

根據蔡篤村的經驗，SOP一定要先經過「組織規畫」「作業設計」 這兩個步驟，定義工作的範圍和考量實際情境，才能付諸白紙黑字， 即「SOP編寫與實施」，最後再檢視是否符合現況， 如此得出的SOP，才會符合實情且真正能落實。

簡單說，組織規畫就是釐清「什麼人該負責什麼工作」， 明確劃分每個職務的職權（authority）、職責（ responsibility）與責任範圍（ accountability）。職權意指「 職務帶來的相關權力」；職責是指「職務要負擔哪些責任」； 責任範圍則是「這個職務要做哪些工作」。

在將職務組織規畫好之後，會得出兩項實際可見的成果： 一是組織圖（organization chart），說明每個職位的職權與職責關係； 另一個是工作說明書（job description），明白指出每件事該由誰做、 又該負責做好什麼工作。有了這兩份文件， 就可以據此了解每個人的工作執掌內容與責任範圍， 消彌工作分配上的灰色地帶，而不會是一群人吃大鍋飯， 每個人都把責任推開。

蔡篤村表示，他看過太多SOP只籠統寫出部門工作， 卻沒點出誰該負責做什麼。例如「倉庫應該要檢貨」，卻沒說出「 誰來做」。或許編纂者認為「只要有人做就好」， 但這實際上便等於「沒有人會去做」，因為在毫無規範的情況下， 一般人多半不會主動多認工作、承擔更多責任， 一旦發生問題更會撇清「這不是該我做的」，導致「寫了SOP， 卻沒人遵守」的弊病產生。

因此，制訂SOP的第一件工作，就是仔細盤點職務和職責， 確認誰做什麼、誰的責任、搞砸了誰要負責，而不是邊寫邊想「 這該由誰來做」，等到寫不下去時才到處去問。「 那是最差差勁的SOP寫法，也是SOP會流於形式的最主要原因， 」蔡篤村強調。