小祕書也能坐大位、抓住機會，做大自己
文│江欣怡
去年的賣座電影《穿著Prada的惡魔》經典的一幕戲：惡魔老闆梅莉史翠普一早進辦公室，要助理（安海瑟威飾）去找還未出版的哈利波特草稿，給她雙胞胎女兒閱讀。剛出社會又一心想要把這份工作做好的助理戰戰兢兢，透過之前巧遇的人脈，在最後一刻找到了哈利波特草稿。當她把草稿放在老闆辦公桌上，梅莉史翠普挑著眉問：「怎麼只有一份，難道要我那兩個雙胞胎女兒輪流看嗎？」安海瑟威氣定神閒回答：「這是第三份，其他兩份我已經交到在旅途中的雙胞胎手上了！」而這時，梅莉史翠普看了這位原本跟不上腳步的小助理一眼，眼神裡閃過了一絲驚訝與佩服……
★在瑣事裡找到價值
觀眾看到的是影片中惡魔老闆的惡魔行徑，但是對老闆身邊的貼身助理或祕書來說，真正的好祕書、好助理，就是能夠把老闆交代的事項辦得比老闆想像的更好！但如果真要問，祕書、助理的工作，究竟是些什麼？「就是老闆要你做什麼，你就得做什麼。」只要做過祕書的人都會這樣回答，他們也自嘲為「辦公室裡的百科全書」。
根據台北市專業祕書暨行政人員協會統計，祕書工作的職稱非常繁雜，除了祕書之外，行政助理、行政專員、協調員（coordinator）、特助、管理師等都偏向祕書的工作。而祕書每天的工作，包括老闆的時程安排、會議管理、辦公室管理、電話應對及訪客接待、組織溝通協調、員工關係與公共關係等，工作內容十分繁雜。
不過，如同影片中小助理的表現讓老闆驚訝，最後還讓她取代第一助理的位置，隨同前往巴黎參加一年一度時裝秀的盛會，坐上千萬女孩夢寐以求的職位。儘管祕書行政人員的工作很多都是「瑣事」，但如果能在這些日常事務當中做出不一樣的表現，甚至在老闆的思維之下替老闆先考慮到，不僅老闆看得到你的表現，你也會以這樣的職場制高點，找出自己的工作價值，進而將自己做大。
第1招：先把小事做好
安海瑟威的神奇遭遇只是電影情節嗎？那可未必，目前檯面上許多職場總經理，不少都從祕書或助理起步，像是IBM總經理童至祥，就從IBM的行政祕書開始做起，摩根富林明證券台灣區總經理高桂卿、前紐約人壽總經理任醒怡也都從祕書、助理做起。但如何在祕書的工作中把自己做大？有豐富祕書經驗的安麗日用品總經理祕書游美未便說：「你要先做對每一件小事，才能把祕書的工作做大。」祕書的工作其實沒有範圍。對內，要處理所有跟老闆有關的事務，甚至還要處理老闆家裡的事務；對外，則要打好老闆跟他的老闆、部屬、客戶、朋友的關係，因此，個性圓融、不強出頭才能成為頂尖的祕書或助理。
根據104人力銀行針對250位主管的調查發現，主管認為，祕書或行政人員最需要具備的條件便是工作細心、有責任感、主動積極這三項特質。祕書實戰經驗豐富的游美未則認為，除了能幹，祕書還要有善解人意的特質。
★第2招：適切的向上管理
面對不同老闆，祕書也應該適時因應，才能讓老闆立即抓到重點。台北市專業祕書暨行政人員協會監事長陳芬珊就說：「老闆的個性決定了祕書工作的方式。」她觀察到，老闆大概分為四種類型：第一種指揮型的老闆，喜歡祕書或助理講話講重點；第二種類型則是社交型的老闆，這類型老闆喜歡作公關，所以當祕書的就要有時時刻刻把他的注意力拉回來的能耐；第三種是協調型老闆，這種老闆會以大局為重，有些時候想得比祕書更為周到；最後一種類型則是分析型老闆，喜歡思考並且嚴守時間管理。
陳芬珊還發現，多半的老闆屬於指揮型跟分析型，「所以，面對前者，祕書若有事要請示，要給老闆是非題而不是選擇題；但面對分析型老闆，你要給他大量的資料，他也比較喜歡聽到你的建議。」陳芬珊說。因此，面對不同老闆，你的「向上管理策略」也極為重要。
第3招：技能與態度並重
只是，通常身為祕書或助理，別人很難看得到你的績效，只有老闆看得到你真正的表現。想讓自己有更多的籌碼往上跳，就得多表現自身的附加價值。
其實，在日常的工作範圍內，祕書還是有展現不同能力的機會。游美未說：「如果你爭取內部訓練、公關、專案管理、客戶關係、人力資源、員工關係等等的工作，甚至具備語文能力，或可以為老闆做出清晰的月╱季報表的話，對老闆的重要性不僅會增加，別人也容易看得到你的表現。」
永豐棧麗緻酒店副總經理徐淑麗從祕書做起，當祕書的同時，她不斷學習英、日文，甚至還考上廚師執照；而且，徐淑麗主動請調各部門，她歷經訂席、值班、餐務；等到徐淑麗不想再當祕書時，已經有兩個部門的主管位置等著讓她選，也讓她極為感謝過去那段磨練時期。
除了不斷增進自己的工作技能以外，態度更是能否把自己做大的重要關鍵。尤其，現在年輕人經常忽略的「職場倫理」，也是向上晉升的重要元素。從特助做起的台灣斯沃琪瑞表有限公司（The Swatch Group, Taiwan）副總經理張正勳就認為，所有的專業都是可以被訓練的，但什麼位置做什麼事情，千萬不要在自己還未做大前，就先膨脹自己。反倒是先懂得與人結好緣，不口出惡言，把老闆交付的任務當作磨練自己的考驗，才是真正能做大的關鍵。
成功，並不是非要將自己做大不可，但開拓大格局，卻經常是從一個微不足道的起點出發，站上浪頭趁勢而起就能事半功倍。有幸作為祕書或助理，第一手貼身觀察這些職場上的人中龍鳳，還有什麼更好的職場導師？千萬別錯過這個寶貴的學習機會。
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