工作盤點
聯合新聞網 2011/08/31
科學管理之父泰勒（F. W. Taylor）首創以科學方法進行工作的分析、統計與管理，透過記錄工作步驟及所需時間，設計出最有效的工作方法，以提高勞動生產率。泰勒將過往老師傅式的經驗管理，轉變為科學化的管理，是管理學發展中的重要創舉。
雖然，科學管理學派被部分人士批判為視員工如機器，而有忽視人性尊嚴之嫌，但其藉由工作分析以尋求工作效率的科學研究精神，已深植在管理活動中。
譬如，新空降主管擬了解轄下部屬工作內容時，或工作輪調、人員離職、留職停薪前，擬重新安排工作時，主管所進行的「工作盤點」，即屬科學管理思維的運用。
當主管下達「工作盤點」的指令時，未執行過此作業的部屬，不免對於主管的意圖產生疑慮，擔心自己被整肅、工作量增加或工作不保，以致心生恐懼或抗拒。
對部屬而言，工作盤點有避免投入工時被低估、展現易被忽略的工作項目等優點，而不僅僅只為主管蒐集資訊而已。建議主管在進行盤點之前，應先說明目的及強調正面效益，以舒緩部屬的不安與疑慮。
在部屬完成自我工作盤點後，主管則得留意幾個檢核點，才能讓盤點內容真實地呈現部屬的工作內容與工作時數。
例行性工作與專案性質任務是否傻傻分不清楚？是第一項檢核重點。
由於專案工作多屬單次性任務，且工時將隨專案份量而有所起伏，為避免因專案性任務而混淆對部屬工時的判斷，故須教導部屬辨悉專案類型任務的定義，並與例行性工作分別計算工時。
工作項目是否有漏記的狀況？或工時是否有浮報、灌水之嫌？則是另一項審查要點。
通常，將所估算的每日工時與平日超時工作狀況相比較，可以看出些端倪來。若該員有一定的加班量，但所估出工時卻小於或等於每日應出勤工時，則顯示有漏估項目，或估列工時過於保守。
相反地，若平日正常上下班，但所估出之工時卻偏高，則須確認是否估算錯誤或高估時數的情形。
要求部屬推估工作的「約當件數」及「單項完成時間」，將兩者相乘之後，再比對原預估工時，亦是檢核工時的重要手法。若部屬少有估算工時的經驗，且平日亦無記錄工時的習慣或資料，則必要之時，科學管理學派的按錶計時模式，也可派上用場。
主管負責主導團隊行進方向，故得身居較高的位置。但也因為如此，對於不熟悉的領域或單位，容易產生見林不見樹的盲點。由於看不清工作中的細節，也讓躲在細節中的魔鬼從中搞怪。
執行工作盤點，有助於主管見到細節。當然，這僅是個「打底」的初始功夫，如何藉由這些基礎資料，挑出隱藏在細節中的魔鬼，幫助部屬排除無效工時、改善作業流程、避免勞役不均等問題，讓組織、工作、人員三者達到最佳的契合，才是接續更重要的課題。
【經濟日報/林行宜/20110830】
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