3個管理祕技，例行事務創意化 ～～王品經驗分享from『經理人雜誌』
3個管理祕技，例行事務創意化
行政管理
每年秋天，王品都會舉辦國外旅遊。當一般遊客都因為機票大漲而忍痛變更行程時，王品管理部總監黃國忠卻因為早在1月就確認行程，3月跟旅行社訂票，為公司省下500萬的機票錢。
日劇《庶務二課》中，庶務二課的成員，因為只能處理公司裡的瑣事，總是被其他部門看輕。王品管理部只有4名成員，負責的也是訂便當、辦旅遊等例行性活動，但由於總監黃國忠將王品重視顧客的企業文化，延伸至服務「內部顧客」——員工身上，並發展出一套「行政藝術化」邏輯，不但為公司節省了百萬成本，還創造了價值千萬的宣傳效益！
行政管理祕技1：
每年10月就排好來年行程
「行政藝術化，就是要把活動辦得有原創性、創新性、主題性、記憶性、藝術性和收藏性，」善於畫水彩畫的黃國忠解釋，一個好活動就像一幅好畫作，要主題明確、與眾不同，還要推陳出新，才能讓參與者印象深刻，留下美好的回憶。
由於辦活動是王品凝聚共識、塑造企業文化的重要方式，所以每年10月，管理部就會把隔年的所有行程做好規畫，讓所有同仁都能排出時間來參加。
不過，現代人經常出國旅遊，公司活動要是辦得不好，員工就會覺得「可去、可不去」，參與率自然低落。為了避免落入這種窘境，黃國忠辦活動的目標，就是要讓同事覺得「我一定要去！」
拿開股東會來說，許多公司都是找個飯店場地，就開始照議程開會，但王品不只要開會，還希望能對內、對外創造話題。
因為黃國忠別出心裁的安排，王品近幾年的股東大會，每每成為媒體注目的焦點。前年，王品包下台鐵火車到礁溪泡溫泉；今年則花四百多萬，包下高鐵近800個座位到墾丁，還在車廂上演吃牛排秀，活動成本約400萬，卻創造了價值2000萬的媒體報導。
去墾丁開股東會那天，因為中午媒體就開始報導，所以員工及其眷屬紛紛接到友人來電：「你們很好喔，還坐高鐵！」「對啊，我兒子就在王品工作啊！」聽到員工眷屬如此回答，承辦人員都覺得好不驕傲！
「不是有錢就好辦事，而是要用最少的錢，創造最大的話題和效益，才是行政藝術化！」黃國忠認為，好的藝術品，能夠與人互動，產生「張力」，讓人無法移開目光。
去年王品集團搭火車去礁溪，他特別商請台鐵，在包下的列車車身上，貼上如公車廣告般大小的王品集團貼紙。當數十節貼著王品紅色logo的車廂一個接一個緩緩進站時，視覺上的震撼和心裡的感動，不只讓同事和眷屬都覺得光榮，那一刻，也烙印在他們的記憶裡了。
行政管理祕技2：
行前縝密規畫，掌控每個環節
為了確保活動的每個環節，都能做到盡善盡美，所有內部活動都是提早半年前就開始規畫。以墾丁股東會為例，為了精確預估行程，行政部兩度南下墾丁，還包遊覽車走過全程，就怕遇到小客車可以通過、遊覽車卻動不了的路段。
就連用餐的細節，黃國忠也毫不馬虎。他會叫上一整桌菜，以測試上菜速度；請廚師換掉過辣菜色，以配合員工的小孩或長輩；說服廚師把當地特產櫻花蝦和翻車魚入菜，以免同事抱怨菜色跟台北的餐廳差不多；甚至在看到擺盤上有雕時花，他還警覺地問：「如果席開70桌，這些花還來得及雕嗎？」廚師們被「整」得人仰馬翻，黃國忠卻義正詞嚴地說：「我們也是做餐廳的。你要是做不好，一定會被打槍！」
每年秋天，王品都會舉辦國外旅遊。當一般遊客都因為機票大漲而忍痛變更行程時，黃國忠卻因為1月確認行程，3月就跟旅行社訂票，只付出5萬8000元，就買到市價8萬元的美東行程，為公司省下500萬的機票錢。
除了提早定位，為公司省錢之外，黃國忠還會設計王品專屬的行李牌，並與旅行社協商變換行程，或是為旅程增色。例如，他曾經把旅行社安排的泡菜製作參訪行程，從既定的市區大樓內拉到鄉村，以符合韓國人做泡菜的真實情境；另一次去東南亞小島，他則是請旅行社在碼頭和島上，處處插上王品旗幟，讓整個島就像是被王品包下來了一般。
結果，黃國忠的創意，連旅行社都忍不住「借用」。業者在將專屬吊牌、改過的行程重新包裝，拿去做為其他企業員工旅遊的提案後，竟大獲讚賞。此後，旅行社都很樂於跟他合作，並且願意給王品折扣，希望藉由黃國忠挑剔的眼睛，設計出全新的旅遊經驗。
行政管理祕技3：
行政工作藝術化，讓員工滿意
王品重視顧客滿意度，員工是內部顧客，他們的滿意度當然也不可忽視。因此，每回結束海外旅遊，員工照例會填寫意見調查表，做為管理部的績效評量指標。
「這是我們工作的承諾，雖然壓力大，但如果不徵求參與者的意見，活動好壞也沒人知道！」黃國忠說，很多企業的習慣是「員工福利，有就好」，員工喜不喜歡就另當別論。但這種聊備一格的制度，只會讓行政部遭詬病為「活動辦得無聊，又只會花錢！」
「行政工作不是宿命！不要以為人家怎麼做，你就該怎麼做！」黃國忠堅持，如果能做到不一樣，成本不變，但活動有價值感，才叫「藝術」！活動結束當天，只要有同事詢問：「總監，明年要去哪？」「這代表，活動成功了！」黃國忠說，這就是行政人員最大的成就感來源！
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