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高效會議技巧
高層管理者的時間,可說是企業最寶貴的資源之一, 可是往往浪費在討論不著邊際、缺乏條理的會議上, 無法形成有效的決策。
馬康合夥事業(Marakon Associates)舊金山分公司主管麥可‧曼金斯( Michael C.
Mankins)指出,這種濫用時間的方式是要付出高昂代價的, 例如在新產品、新業務開發、長期投資上錯失良機, 或是對於削減成本等重要決策考慮過於倉促。 其實只要在擬定會議議程上做一些變動, 就能使會議效率和效果大為改觀,其中包括七種技巧:
1.將運營議題和戰略議題分開處理, 以避免高層會議全在討論日常的運營問題, 而少有時間討論重大戰略。
2.專注於決策,而不是討論, 可以要求所有的資料至少在開會的幾天前就分發給與會者, 讓大家能儘早熟悉議題,甚至附上會議目的的說明, 以及時間的分配,讓「行動和決策」的部份有更多的時間充分決議。
3.依據每項議題對公司長期內在價值的影響大小, 來確定優先次序,以便把更多的時間花在價值更高的議題上。
4.議題一旦確定,就需要儘快將它從議程表上劃掉, 也就是以明確的方式將它解決。因此,會議需要一份清晰的時間表, 詳列與會者該如何,以及何時就每項議題形成決策。
5.每個議題至少要有三個不同的備選方案, 以保證不會遺漏任何可能更合適的方法。
6.制定決策時,使用通用的語言、決策流程和標準, 可以立刻處理多項議題,讓團隊每年所形成的決策數量增加。
7.將資源配置與決策緊密相連,使決策能夠落實到行動上, 也就是說,會議的結論,必須是以一份正式的書面文件呈現, 其中明確指出執行所需的時間、人員、資金等資源, 以及最後會實現的財務目標。
高層管理者的時間,可說是企業最寶貴的資源之一, 可是往往浪費在討論不著邊際、缺乏條理的會議上, 無法形成有效的決策。
馬康合夥事業(Marakon Associates)舊金山分公司主管麥可‧曼金斯( Michael C.
Mankins)指出,這種濫用時間的方式是要付出高昂代價的, 例如在新產品、新業務開發、長期投資上錯失良機, 或是對於削減成本等重要決策考慮過於倉促。 其實只要在擬定會議議程上做一些變動, 就能使會議效率和效果大為改觀,其中包括七種技巧:
1.將運營議題和戰略議題分開處理, 以避免高層會議全在討論日常的運營問題, 而少有時間討論重大戰略。
2.專注於決策,而不是討論, 可以要求所有的資料至少在開會的幾天前就分發給與會者, 讓大家能儘早熟悉議題,甚至附上會議目的的說明, 以及時間的分配,讓「行動和決策」的部份有更多的時間充分決議。
3.依據每項議題對公司長期內在價值的影響大小, 來確定優先次序,以便把更多的時間花在價值更高的議題上。
4.議題一旦確定,就需要儘快將它從議程表上劃掉, 也就是以明確的方式將它解決。因此,會議需要一份清晰的時間表, 詳列與會者該如何,以及何時就每項議題形成決策。
5.每個議題至少要有三個不同的備選方案, 以保證不會遺漏任何可能更合適的方法。
6.制定決策時,使用通用的語言、決策流程和標準, 可以立刻處理多項議題,讓團隊每年所形成的決策數量增加。
7.將資源配置與決策緊密相連,使決策能夠落實到行動上, 也就是說,會議的結論,必須是以一份正式的書面文件呈現, 其中明確指出執行所需的時間、人員、資金等資源, 以及最後會實現的財務目標。
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