內容摘錄自《稱職主管16堂必修課 》一書，天下文化出版)
稱職主管16堂必修課 |
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勇於委派工作 過勞經理人的真正罪惡
● 怎樣進行有效率的委派？
● 「委派」和「授權」的意義一樣嗎？
許多經理人因為待處理問題和待辦事項太多而忙得焦頭爛額。你是否屬於那種覺得自己時間不夠用，而你部屬卻沒事做的經理人？如果是，你應該檢視一下你的「委派」（delegation）方式。
經理人的工作是運用人員和資源得到成果，也就是把許多工作分派給其他人。委派是指某人將特定工作或專案指派給另一個人，被指派者承諾完成該工作或專案。委派不只是把工作轉移給另一個人，同時也會把依據規定標準完成該項工作的責任轉移出去。
成功的經理人要展現許多最重要的技巧，委派是其中一項，它也是「工作過度」的經理人經常忽略的一項。有效率的委派者大多數時間不是花在「做事」上，而是花在規劃工作指派、為被指派者安排資源，以及輔導需要協助的人員。本章說明委派的主要原則，以及易於採行的實用觀念。
委派的好處
有效委派對你本人、你的員工和你的組織都有實質好處，先從你本人談起。你可以從你的待辦事項清單中，把一些工作移交給有資格代為處理的人，進而減輕你的工作量和壓力，如此一來，你就有更多時間把精神集中在需要借助你獨特技術和權威的活動上，例如規劃業務、掌控營運、取得資源，以及處理主要的人事問題。
委派可以增進你和員工之間的信任度，要取得對方信任，必須先信任對方，而委派背後傳遞的訊息正是：「我相信你能完成任務。」它也有助於讓每個人了解如何透過合作達成目標。最後，委派是在拔擢某位團隊成員前，「測試」其能力的有效方法。將一連串任務指派給一位員工，你便能很快評估出對方的優點和弱點。
好員工同樣也會因任務與專案委派而獲益。每一次委派都是學習如何接受職責、規劃工作、徵召他人合作的好機會，事實上，委派讓員工體驗經理人的工作，此外，培養員工也是你的份內工作。
委派讓某些經理人感到不安。他們害怕無法掌控員工和專案，也擔心將權責拱手讓人。有時候，他們只相信親力親為比較有效率。「我花時間向亨利解釋工作內容，那些時間就夠我自己完成工作。」也許他們可以做到，但是長期來說，每位經理人都必須分出一些掌控權，並且教導他人做事的方法。委派不足的其他藉口還包括：
「我對我的員工沒有信心。」這些經理人應該開始分派小型任務，以藉此逐漸建立信心。
「我喜歡照自己的方式完成工作。」這應該不是一項障礙。經理人可先傳達偏好和標準，事情則依部屬想要的方式完成。這樣做比你事必躬親更有效率。
「我的員工討厭做額外的工作。」也許是如此，但是好員工都希望有機會承擔重責大任，這些人就是你想要留住和培養的員工。
「員工希望我是解決問題和制定決策的人。」就某種程度而言，情況確實如此，但是每一個層級都需要有解決問題和制定決策的人。你可以向你的員工說清楚，你的角色是在他們自行做決定時提供支援的人，另外，某些任務也是他們嘗試嶄新和有趣工作的好機會。 |
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